نوشته: فیروزه عسکری

تمام افرادي كه ما با آنها در ارتباطيم به دنبال گمشدة خود در اين دنياي بزرگ مي‌گردند. خود ما نيز به دنبال كسي هستيم كه اگر اوقاتي را با او سپري مي‌كنيم اين دقايق از بهترين‌ها و به ياد ماندني‌ترين لحظات زندگي مان باشد و هر چه شناخت ما از خود و سپس از اطرافيان بيشتر باشد ارتباطمان شكل بهتري به خود مي‌گيرد.
اگر بتوانيم در چند برخورد اول مخاطب‌مان را بشناسيم شايد بتوانيم از تنش و درگيري‌هاي بعدي جلوگيري كرده باشيم و يا شايد سرعت برقراري ارتباطمان بيشتر باشد.
افراد را از نظر روحي مي‌توانيم به سه دسته
1 – بصري
2 – سمعي
3 - لمسي
تقسيم كنيم و اين از ضروري‌ترين دانستني‌ها مي‌باشد. ممكن است كسي هر سه حالت را داشته باشد اما به طور حتم يكي از اين حالتها غالب است‌.
افراد بصري ‌: اين افراد بيشتر به كيفيت‌هاي ديداري توجه دارند و تصاوير براي آنها اهميت بيشتري دارد. سريع صحبت مي‌كنند و... از حركات دست بسيار استفاده مي‌كنند و هر آنچه را تعريف مي‌كنند به گونه‌اي مي‌گويند كه مخاطب تصوير آن را در ذهن خود ببيند.
افراد سمعي ‌: اين افراد بيشتر به شنيده‌ها توجه دارند. كلام و طنين و آهنگ را به خاطر مي‌سپارند. هيجان كمتري دارند. آهسته صحبت مي‌كنند و سعي مي‌كنند كه بيانشان شيوا و رسا باشد.
افراد لمسي‌ : اين افراد بيشتر به كيفيت‌هاي لمسي توجه دارند و از آنچه لمس كرده‌اند صحبت مي‌كنند. خيلي آرامند حتي يك نوع رخوت و سستي را مي‌توان در آنها ديد. احساس آنها از ديگران عميق‌تر است‌ .
زندگی خود را به شاهکاری بی همتا تبدیل کنید و با تکرار عبارات جادویی سرنوشت خویش را در دست گیرید که هر روزتان حماسه ای وهر لحظه تان پر از تاثیر باشد. اولین شرط ارتباط و نفوذ قانون بزرگ پذیرش است انسانها را همانطور که هستند بپذیرید نه آنگونه که شما می خواهید.
با تسلط بر این آموزشها خواهیم توانست سریعا باعث آرامش و اطمینان دیگران شویم و به افکار و اندیشه های درونی و شخصی دیگران نفوذ کنیم و روی آنها تاثیر بگذاریم. تا در بحثها و گفتگوها بر دیگران مسلط شویم و حداقل اجازه ندهیم دیگران هنگام بحث و گفتگو بر ما تسلط یابند.
با قواعد طلایی زبان بدن در ارتباط موثر با دیگران می توان بر روی افراد آثار روانشناسی داشت.
بعضی افراد ابتدا بسیار موثر ارتباط می گیرند ولی به مرور زمان طرف مقابل می فهمد که این ارتباط ناشی از صداقت نیست. در فرهنگ ایرانی در پاره یی از مواقع چرب زبانی را با خوش زبانی اشتباه می گیریم. افراد چرب زبان در قدم اول موفق می شوند ولی در طولانی مدت اطرافیان به این عدم صداقت پی می برند. هر شکستی اگر صادقانه باشد به مراتب ارزشمندتر از هر موفقیتی است که پر از نیرنگ و دورغ گویی است. یک ارتباط موثر زمانی محقق می شود که از درون بجوشد...

تقویت روابط عمومی ها جهت تقویت روابط عاطفی مدیران و کارکنان، جایگاه روابط عمومی در اطلاع رسانی دولت و فرهنگ سازی در سازمانها از دیگر کارکردهای این نهاد است.
توجه ویژه به روابط عمومی، به عنوان نهادی که می تواند به صورت نظام مند، برنامه ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان اقدام کند، بسیار حائز اهمیت است.
آن چه در سنوات گذشته متأسفانه به اشکال و صور گوناگونی باعث شده، روابط عمومی همچنان بی اثر و یا کم اثر جلوه کند، همانا اقتدارگرایی مدیران، رواج سیستم ارادت سالاری به جای شایسته سالاری، نگاه ابزاری به روابط عمومی، دانای کل جلوه دادن برخی مدیران، بیگانگی سازمانی و یا بیگانگی حرفه ای بسیاری از مسئولان، پایین بودن آگاهی بعضی از کارکنان و مدیران ارشد به اهمیت و نقش روابط عمومی بوده است.
همچنین کم مهارتی و مشکل فنی و ضوابط قانونی و اداری برای کار روابط عمومی ها، آسیب پذیری همبستگی و روح کار جمعی در مدیران روابط عمومی و مطلق اندیشی چه در مدیران روابط عمومی و چه برخی از مدیران سازمان، بی توجهی به طرح های پژوهشی و افکارسنجی- که همه و همه موجبات بی توجهی یا کم توجهی به افکار عمومی را سبب شده و عدم مشارکت کارکنان در تصمیم گیری ها را که از دغدغه های جدی است- باعث شده است.
انتظار می رود با گماردن مدیران علمی ارزش گرا و فرآیند محور، مدیرانی در مصدر امور روابط عمومی ها قرار گیرند که از لحاظ فنی، تخصصی، تجربی و توانمندی های فردی با برنامه ریزی ارتباطی ویژه و پژوهش های افکار عمومی توانایی جلب مشارکت عمومی و اعتمادسازی در افکار عمومی را دارا باشند و فرآیند توسعه سازمانی و تحقق عملی کارکردهای روابط عمومی را به نحو مطلوبی فراهم کنند.
روابط عمومی ها تاکنون نتوانسته اند به طور کامل نگاه حرفه ای و تخصصی را در خود ایجاد نمایند؛ چرا که از یک طرف غالب مسئولان به این هنر و فن توجهی نکرده اند و از طرفی بسیاری از مدیران ما با کارکردهای روابط عمومی ایده آل آشنا نبوده اند.
شعار مهرورزی، عدالت گستری، خدمت به بندگان خدا و پیشرفت مادی و معنوی کشور (شعارهای ریاست جمهوری جدید) نیاز به مکانیزم هایی دارد و یکی از این سازوکارها روابط عمومی ها هستند.
روابط عمومی مدون و برنامه ریزی شده یکی از ابزارهای قوی مدیریت افکار است، روابط عمومی به عنوان اصلی ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران و افکار جمعی کارکنان دارند.
بدون شک روابط عمومی به عنوان یک «فن» و «هنر» نقش بسزایی در برقراری و تسهیل ارتباط دوسویه بین مدیران سازمان و کارکنان دارد، به طوری که امروزه کمتر سازمانی را می توان یافت که خود را بی نیاز از روابط عمومی بداند و در عین حال موفقیت های چشمگیری را در زمینه های مورد نظر و تحقق اهداف از پیش تعیین شده به دست آورده باشد.
اما اگر روابط عمومی ها بخواهند تأثیر گذار باشند، باید از همه نظر در «جایگاه» بایسته و شایسته خود قرار داشته باشند.
اگر در رأس این حوزه مدیری لایق، متین و کارآمد وجود داشته باشد، می تواند با به کار گماری کارگزارانی با مهارت در این موضوعات منشأ اثر در جهت تحقق اهداف سازمانی باشند.

۱- توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب که متأسفانه یکی از معضلات روابط عمومی هاست.
۲- ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان که این در صورتی محقق خواهد شد که مدیر روابط عمومی بهره ای از علوم مشاوره ای، روانشناسی، علوم تربیتی، جامعه شناسی، مردم شناسی و ... داشته باشد؛ که این موضوع خلأ بزرگی در بسیاری از مدیران روابط عمومی های فعلی است.
۳- دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد.
۴- حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
۵- خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال (در حال حاضر بسیاری از مدیران روابط عمومی کاملاً از موضع انفعالی در مقابل مدیران برخوردار می باشند.)
۶- تغییر فرهنگ سازمانی غلط، به این نکته باید توجه کرد، کارگزار روابط عمومی موقعی در جهت تغییر فرهنگ سازمانی می تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و دیگر این که با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد.
۷- ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
۸- کمک در جذب استعدادهای درخشان کارکنان یا به عبارتی ایجاد بستری مناسب در جهت بالندگی اندیشه کارکنان.
۹- تقویت ارزش ها و ویژگی های مطلوب انسانی.
۱۰- معرفی الگوهای آموزشی مناسب درون سازمانی و برون سازمانی.
۱۱- سازماندهی خبری سازمان (تلاش برای اطلاع یابی و اطلاع رسانی به موقع با روش ها و ابزارهای ارتباطی.)
۱۲- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن.
۱۳- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن.
۱۴- جهت گیری و جهت دهی سازمان به سوی کارمند محوری.
۱۵- همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
۱۶- تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی.
۱۷- تنظیم برنامه مدون و سالیانه برای عمل به شعائر و برگزاری مراسم مذهبی و غیره...
۱۸- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.
۱۹- برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
۲۰- تهیه مقاله های علمی در حوزه فعالیت های سازمان و نشر آن در رسانه های گروهی.
۲۱- معرفی مطلوب مقالات و تحقیقات کارکنان در سطح سازمان.
۲۲- انعکاس تجربه های موفق کارکنان سازمان.
۲۳- چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فراورده های سازمانی.
۲۴- تهیه فیلم برای معرفی سازمان.
۲۵- ایجاد برنامه نظامند همدردی با خانواده های سازمان بدون تبعیض قائل شدن.
۲۶- تهیه و تنظیم منشور اخلاقی روابط عمومی سازمان.
با روی کار آمدن کابینه دولت جدید، بدیهی است مدیریت ها در سازمانها و دستگاههای اجرایی نیز دستخوش تغییر و تحول خواهد شد که در این میان بر اساس تجارب گذشته تغییرات واحدهای روابط عمومی به جهت ماهیت کاریشان سریع تر از سایر مدیریت های سازمانی است. چرا که روابط عمومی تنظیم کننده مدیریت ارتباط بین سازمان و کارکنان خواهد بود و به نوعی وظیفه خطیر اطلاع رسانی و سخنگویی و اعلام مواضع آن سازمان را در سطح جامعه و افکار عمومی برعهده خواهد داشت.
اگر مدیران سازمانی می خواهند هنر مردم داری را تحقق بخشند، لازمه آن به کارگیری مدیران روابط عمومی کاردان، متخصص، بااخلاق و هنرمند در برقراری ارتباط با مخاطبان است. به هر حال می توان گفت دوران حبس اطلاعات به سر آمده است و مردم خواهان انتشار اطلاعات شفاف و روشن هستند.

۲۷ اردیبهشت « روز روابط عمومی »

 بر تمامی مدیران و کارشناسان

روابط عمومی و ارتباطات مبارک باد!